1. Phạm vi áp dụng
Chính sách này áp dụng cho website sharedee.com, ứng dụng web tại app.sharedee.com, ứng dụng Sharedee dành cho máy tính và các tính năng, biểu mẫu hoặc dịch vụ trực tuyến do Sharedee cung cấp (gọi chung là “Dịch vụ”).
“Sharedee”, “chúng tôi” hoặc “của chúng tôi” trong Chính sách này chỉ đơn vị vận hành Dịch vụ. Khi một giáo viên, trung tâm hoặc trường học sử dụng Sharedee để xử lý dữ liệu học sinh theo hướng dẫn riêng của họ, đơn vị đó có thể có trách nhiệm độc lập đối với dữ liệu mà họ đưa vào Dịch vụ.
Chính sách này không điều chỉnh website hoặc dịch vụ độc lập của bên thứ ba mà bạn truy cập qua liên kết từ Sharedee. Bạn nên đọc chính sách riêng tư của các bên đó trước khi cung cấp dữ liệu.
2. Dữ liệu chúng tôi có thể xử lý
Thông tin tài khoản và hồ sơ
- Họ tên, địa chỉ email, ảnh đại diện, tên hiển thị và thông tin xác thực tài khoản.
- Vai trò sử dụng như giáo viên, người học hoặc đại diện tổ chức.
- Hồ sơ giáo viên, chuyên môn, trình độ, ngôn ngữ, lớp đang mở, lịch và thông tin công khai do bạn lựa chọn đăng.
Nội dung học tập và giảng dạy
- Bài giảng, bộ từ vựng, ghi chú, flashcard, tài liệu, hình ảnh, audio, slide và nội dung bạn tạo hoặc tải lên.
- Tiến độ học, lịch ôn tập, kết quả bài luyện, tương tác trong lớp và lựa chọn cài đặt của người dùng.
- Bài đăng cộng đồng, bình luận, lớp học, tin tìm giáo viên và nội dung bạn lựa chọn công khai.
Thông tin liên hệ, hỗ trợ và giao dịch
- Họ tên, email và nội dung bạn gửi qua biểu mẫu liên hệ hoặc email hỗ trợ.
- Thông tin thanh toán, gói dịch vụ, lịch sử giao dịch và thông tin xuất hóa đơn như tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế khi bạn mua dịch vụ.
- Trao đổi về khiếu nại, yêu cầu hỗ trợ, hoàn tiền hoặc vấn đề kỹ thuật.
Dữ liệu kỹ thuật và sử dụng
- Địa chỉ IP, loại thiết bị, hệ điều hành, trình duyệt, ngôn ngữ, múi giờ và mã định danh kỹ thuật.
- Trang đã xem, nguồn truy cập, nút hoặc tính năng đã sử dụng, thời gian truy cập và dữ liệu chẩn đoán lỗi.
- Tùy chọn giao diện được lưu cục bộ trên thiết bị, ví dụ chế độ sáng hoặc tối.
Dữ liệu từ quyền thiết bị
Một số tính năng có thể yêu cầu quyền camera, microphone, chụp màn hình hoặc truy cập tệp. Sharedee chỉ yêu cầu quyền khi bạn chủ động dùng tính năng liên quan. Việc dữ liệu có được lưu hay truyền đi hay không phụ thuộc vào thao tác, cài đặt và tính năng cụ thể đang sử dụng.
Dữ liệu nhạy cảm
Sharedee không yêu cầu bạn đưa dữ liệu cá nhân nhạy cảm vào bài giảng, ghi chú, biểu mẫu hoặc câu lệnh AI, trừ khi điều đó thực sự cần thiết và có căn cứ phù hợp. Bạn không nên tải lên thông tin sức khỏe, sinh trắc học, tài chính chi tiết, bí mật cá nhân hoặc dữ liệu nhạy cảm của học sinh nếu chưa có quyền và biện pháp bảo vệ thích hợp.
3. Dữ liệu được thu thập từ đâu
- Từ bạn: khi đăng ký, tạo nội dung, dùng tính năng, mua gói hoặc liên hệ hỗ trợ.
- Tự động từ thiết bị: qua nhật ký hệ thống, công nghệ phân tích, local storage và công nghệ tương tự.
- Từ tổ chức quản lý tài khoản: khi trường học, trung tâm hoặc quản trị viên tạo hay quản lý tài khoản cho bạn.
- Từ nội dung công khai hoặc người dùng khác: ví dụ khi giáo viên đăng hồ sơ, học viên đăng nhu cầu hoặc một thành viên chia sẻ tài liệu.
- Từ nhà cung cấp dịch vụ: khi cần xác nhận giao dịch, phát hiện lỗi, chống gian lận hoặc vận hành Dịch vụ.
4. Mục đích và căn cứ xử lý
Sharedee xử lý dữ liệu trong phạm vi cần thiết cho một hoặc nhiều mục đích sau:
- Tạo, xác thực và duy trì tài khoản; cung cấp tính năng học tập, giảng dạy, đồng bộ và lưu trữ.
- Hiển thị hồ sơ, lớp học hoặc bài chia sẻ mà bạn lựa chọn công khai.
- Xử lý giao dịch, cung cấp chứng từ, quản lý gói dịch vụ và hỗ trợ khách hàng.
- Cá nhân hóa trải nghiệm, duy trì tiến độ học, lịch ôn tập và cài đặt thiết bị.
- Cung cấp tính năng AI, tìm kiếm, phân tích câu hoặc gợi ý nội dung theo yêu cầu của bạn.
- Đo lường hiệu quả website, tìm lỗi, bảo vệ tài khoản, ngăn chặn gian lận và cải thiện Dịch vụ.
- Thực hiện nghĩa vụ pháp lý, giải quyết khiếu nại, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người dùng và Sharedee.
Tùy tình huống, căn cứ xử lý có thể là sự đồng ý của bạn, việc thực hiện hợp đồng hoặc yêu cầu trước khi giao kết, nghĩa vụ pháp lý, tình huống khẩn cấp theo luật hoặc căn cứ hợp pháp khác được pháp luật cho phép. Khi việc xử lý dựa trên sự đồng ý, bạn có thể rút lại sự đồng ý theo quy định, nhưng việc rút lại không làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động xử lý đã thực hiện trước đó.
6. Tính năng trí tuệ nhân tạo
Khi bạn sử dụng tra cứu AI, luyện dịch, gợi ý hoặc tính năng tương tự, nội dung nhập và thông tin cần thiết để xử lý yêu cầu có thể được gửi tới nhà cung cấp mô hình, hiện bao gồm Google Gemini và các dịch vụ Google liên quan. Kết quả AI có thể được trả về và hiển thị trong Sharedee.
- Không nhập dữ liệu cá nhân nhạy cảm, bí mật lớp học hoặc thông tin nhận dạng học sinh nếu không cần thiết.
- Giáo viên cần kiểm tra kết quả AI trước khi dùng trong bài giảng, đánh giá hoặc quyết định ảnh hưởng đến học sinh.
- Kết quả AI có thể không chính xác, thiếu ngữ cảnh hoặc không phù hợp với mọi trình độ.
Việc nhà cung cấp AI lưu giữ hoặc sử dụng dữ liệu còn phụ thuộc vào cấu hình dịch vụ và điều khoản áp dụng của nhà cung cấp tại thời điểm xử lý.
7. Khi nào dữ liệu được chia sẻ
Sharedee không bán dữ liệu cá nhân. Dữ liệu có thể được cung cấp có giới hạn cho:
- Nhà cung cấp hạ tầng và dữ liệu: dịch vụ lưu trữ, máy chủ và PocketBase tại system.sharedee.com để vận hành tài khoản, nội dung hoặc tài liệu hướng dẫn.
- Google: Google Analytics cho phân tích website; Google Forms cho biểu mẫu liên hệ; Gemini và dịch vụ tìm kiếm liên quan cho tính năng AI; Google Drive cho việc phân phối một số tệp cài đặt.
- Nhà cung cấp thanh toán hoặc hóa đơn: khi cần xử lý giao dịch, đối soát, hoàn tiền hoặc phát hành chứng từ.
- Tổ chức quản lý tài khoản: nếu tài khoản được cung cấp bởi trường học, trung tâm hoặc đơn vị mà bạn tham gia.
- Người dùng khác hoặc công chúng: đối với nội dung bạn chủ động đăng công khai như hồ sơ giáo viên, lớp học và bài cộng đồng.
- Cơ quan có thẩm quyền: khi Sharedee có nghĩa vụ cung cấp theo pháp luật hoặc cần bảo vệ an toàn, quyền và lợi ích hợp pháp.
- Bên nhận chuyển giao kinh doanh: trong trường hợp tái cấu trúc, sáp nhập hoặc chuyển giao dịch vụ, với biện pháp bảo vệ phù hợp.
8. Xử lý dữ liệu ngoài Việt Nam
Một số nhà cung cấp công nghệ, đặc biệt là các dịch vụ Google, có thể xử lý hoặc lưu trữ dữ liệu tại máy chủ ngoài Việt Nam. Khi hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài phát sinh, Sharedee áp dụng các yêu cầu pháp lý liên quan và giới hạn dữ liệu trong phạm vi cần thiết cho mục đích đã nêu.
Tiêu chuẩn bảo vệ và quyền tiếp cận của cơ quan công quyền tại quốc gia nhận dữ liệu có thể khác Việt Nam. Bạn có thể liên hệ Sharedee để hỏi thêm về nhóm nhà cung cấp hoặc biện pháp bảo vệ áp dụng cho trường hợp của mình.
9. Thời gian lưu giữ dữ liệu
Sharedee không áp dụng một thời hạn duy nhất cho mọi loại dữ liệu. Thời gian lưu giữ được xác định dựa trên mục đích xử lý, tình trạng tài khoản, yêu cầu hợp đồng, nghĩa vụ kế toán — thuế, giải quyết tranh chấp, an toàn hệ thống và quy định pháp luật.
- Dữ liệu tài khoản và nội dung thường được giữ khi tài khoản còn hoạt động hoặc đến khi bạn xóa nội dung/tài khoản theo chức năng có sẵn.
- Dữ liệu giao dịch và chứng từ có thể được giữ lâu hơn theo thời hạn bắt buộc của pháp luật.
- Yêu cầu hỗ trợ được giữ trong thời gian cần thiết để xử lý, đối chiếu và cải thiện dịch vụ.
- Bản sao lưu có thể tồn tại thêm một khoảng thời gian hợp lý trước khi bị ghi đè hoặc xóa theo chu kỳ.
- Dữ liệu đã ẩn danh hoặc tổng hợp, không còn nhận dạng cá nhân, có thể được lưu để phân tích và cải thiện sản phẩm.
10. Bảo mật dữ liệu
Sharedee áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp với loại dữ liệu và rủi ro, như kiểm soát truy cập, truyền dữ liệu qua kết nối bảo mật, giới hạn quyền nội bộ, sao lưu, theo dõi lỗi và cập nhật phần mềm.
Không có hệ thống trực tuyến nào an toàn tuyệt đối. Bạn chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin đăng nhập, sử dụng mật khẩu mạnh, không chia sẻ mã xác thực và đăng xuất khỏi thiết bị dùng chung. Nếu nghi ngờ tài khoản hoặc dữ liệu bị truy cập trái phép, hãy liên hệ ngay với Sharedee.
11. Quyền của bạn đối với dữ liệu cá nhân
Tùy trường hợp và giới hạn do pháp luật quy định, bạn có thể yêu cầu:
- Được biết về hoạt động xử lý và nhận thông tin liên quan đến dữ liệu của mình.
- Truy cập, xem, chỉnh sửa hoặc cập nhật dữ liệu không chính xác.
- Rút lại sự đồng ý; phản đối hoặc hạn chế một số hoạt động xử lý.
- Xóa dữ liệu hoặc chấm dứt tài khoản khi không còn căn cứ bắt buộc phải lưu giữ.
- Nhận dữ liệu, khiếu nại, tố cáo hoặc yêu cầu bồi thường theo quy định pháp luật.
Để bảo vệ tài khoản, Sharedee có thể yêu cầu thông tin hợp lý để xác minh danh tính và phạm vi yêu cầu. Một số yêu cầu có thể bị giới hạn nếu ảnh hưởng đến quyền của người khác, nghĩa vụ lưu trữ, an toàn hệ thống hoặc căn cứ pháp lý khác. Sharedee sẽ phản hồi trong thời hạn áp dụng theo pháp luật.
12. Dữ liệu trẻ em và người chưa thành niên
Sharedee có thể được sử dụng trong môi trường giáo dục có học sinh chưa thành niên. Giáo viên, phụ huynh, người giám hộ, trường học và trung tâm phải bảo đảm có thẩm quyền, thông báo và sự đồng ý cần thiết trước khi đưa dữ liệu của trẻ em vào Dịch vụ.
- Chỉ cung cấp lượng dữ liệu tối thiểu cần cho hoạt động học tập.
- Không đăng công khai tên đầy đủ, hình ảnh, giọng nói, kết quả học hoặc thông tin liên hệ của trẻ khi chưa có căn cứ phù hợp.
- Không đưa dữ liệu nhạy cảm hoặc thông tin nhận dạng trực tiếp của trẻ vào câu lệnh AI.
Nếu bạn cho rằng dữ liệu trẻ em đã được cung cấp không đúng thẩm quyền, hãy liên hệ để Sharedee xem xét và xử lý.
13. Thay đổi Chính sách này
Sharedee có thể cập nhật Chính sách khi Dịch vụ, nhà cung cấp hoặc pháp luật thay đổi. Phiên bản mới sẽ được đăng tại trang này với ngày cập nhật. Nếu thay đổi ảnh hưởng đáng kể đến quyền hoặc cách xử lý dữ liệu, Sharedee sẽ thực hiện hình thức thông báo bổ sung phù hợp, chẳng hạn thông báo trong ứng dụng hoặc qua email.
14. Liên hệ về quyền riêng tư
Gửi yêu cầu truy cập, chỉnh sửa, xóa dữ liệu, rút lại sự đồng ý hoặc phản ánh sự cố bảo mật tới: